Was ist ein Telefonservice?

Wie beschreibt man einen Telefonservice?

Diese Dienstleistung wird im allgemeinen als eine Art Externes Büro verstanden. Man muss bedenken das die meißten Kontakte heute immer noch über das gute alte Telefon zustande kommen. Sicher Email ist im Vormarasch, allerdings ist das gute alte Telefon weitaus persönlicher. Durch einen Telefonservice kann man genau das Marketing Instrument Telefon nutzen. Ein direkter Wettbewerbsvorteil entsteht durch die ständige Erreichbarkeit.

Was bekommen meine Anrufer bei einem Telefonservice mit?

Eigentlich nichts! Ihre Anrufer erfahren ein professionell geführtes Telefoat. Eigentlich bieten alle Telefonservice Anbieter ein individuell nach Ihren Vorstellungen realisiertes Telefonat. Egal ob es eine Art Urlaubsvertretung, verrübergehende Vertretung oder gar ein Schadensannahme Telefon ist. Durch den Telefonservice bekommen Sie direkt nach dem erfolgten Telefonat Nachricht.

Was kostet mich ein Telefonservice?

Man muss bedenken das man für eine ständige Erreichbarkeit eigentlich "einen Mitarbeiter" haben muss der nichts anderes macht als telefonieren. Genau dieser Kostet (wenn er den professionell ist) und eine halbwegs gute Ausbildung hat, etwa ab 1.700 EURO Brutto. Viele Firmen können und wollen sich dies nicht leisten und greifen deshalb auf einen Telefonservice zurück. Viele Anbieter rechnen nach Minuten und Anrufannahmen ab - anders die Marktführer. Diese bieten mittlerweile auch schon pauschale Entgelte an. Näheres dazu im Telefonservice Preisvergleich

Wie werde ich bei eingehenden Telefonaten vom Telefonservice benachrichtigt?

Meistens werden Sie kostenlos per Email informiert. Gute Telefonservice Anbieter bieten allerdings eine SMS-Meldung auf Ihr Mobiltelefon an. Gerade wenn Sie viel unterwegs sind ist diese Art der Benachrichtigung von Vorteil. Wenn Sie mehr als einen Anruf pro Tag bekommen ist es außerdem interessant ein Login-Bereich zu haben. Der Bundesweite Telefonservice von CallOffice bietet Ihnen eine solche Funktion.

Wie richte ich mein Telefonservice ein?

Im Prinzip ist das ganz einfach - Sie bekommen von Ihrem Anbieter eine persönliche Rufnummer. Auf diese leiten Sie alle Anrufe um die sie persönlich nicht annehmen können. Anhand dieser persönlichen Rufnummer weiß der Telefonservice wie er sich melden muss und wer die Nachricht bekommt. Die Rufnummer können Sie überall nutzen wo eine Anrufweiterschaltung funktioniert. So sind sie nicht nur auf Ihre Mobiltelefon gebunden, sondern können auch die gleiche Rufnummer in Ihren ISDN oder Analog Festnetz-Anschluss eingeben.

Ist ein Telefonservice nicht zu unpersönlich?

Nein ganz und garnicht! Stellen Sie sich nur vor wie unpersönlich ein Anrufbeantworter wäre. Wie schlecht wäre eine unqualifizierte Beantwortung der Telefonate durch Verwandte oder nicht geschultes Personal? Telefonservice Mitarbeiter sind immer darauf geschult das Telefonat so persönlich und individuell zu gestalten. Somit hat ihr Anrufer nicht das Gefühl in einem großen Call Center zu landen. Ein Telefonat wird eben so geführt als wäre der Beantworter wirklich bei Ihnen in der Firma. Die meißten professionellen Telefonservice Anbieter geben sich immer auch auf Wunsch als Ihre Mitarbeiter aus. Wie kompetent klingt das? Ein Versicherungsmakler ist immer erreichbar - quasi persönlich, kompetent und freundlich!

Das Sekretariat und Ihre externe Sekretärin!

externes Sekretariat

Egal ob internes oder (sprich Backoffice) eines haben beide gemeinsam. Nur bei professioneller und guter Arbeit lohnt sich ein solches. Nimmt die Sekretärin nur Anrufe entgegen und schreibt keinerlei Briefe, brauch niemand ein internes. Hierfür eignet sich ein Telefonservice. Dieser nimmt Ihre Anrufe professionell entgegen und hält Ihnen Ihren Arbeitsalltag frei. Sie selbst können entscheiden ob Sie den Anruf entgegen nehmen möchten. Dies lässt sich sehr einfach mit der Vorzimmer-funktion realisieren. Dabei ruft Ihre freundliche externe Sekretärin Sie auf Ihrem Mobiltelefon an, und fragt ob Sie mit dem Anrufer sprechen möchten. Bei nein wird der Anruf ordentlich protokolliert und Ihnen nochmals per Email oder im Webinterface hinterlassen. Somit sichern Sie sich perfekte Anrufprotokollierung.


Am Ende eines Arbeitstages muss man sich dann nur noch in das Webinterface einloggen und schauen welche Anrufe eingingen. Eine stressfreie Arbeitszeit ist durch den Telefonservice ohne weiteres möglich. Ideal also für Unternehmer bzw. Start Ups die nicht gleich mit Geld um sich schmeissen möchten (Arbeitnehmer einstellen)

Vorschau Video eines Telefonservice Anbieters

Auf Youtube kursiert seit neustem ein Video eines neuen Anbieter CallOffice. Gezeigt wird wie einfach es ist sich bei CallOffice anzumelden. Nachdem die Anmeldung am Dienst abgeschlossen ist, kann man sein persönliches CallOffice einrichten. Der scheint sehr professionell zu sein, den ein direkter Login in den Meldebereich ist möglich. Eine Änderung von Unternehmensinfomartionen ist direkt möglich. Vorzimmerfunktion und Weiterleitungsfunktion können direkt im Menü geändert werden. Somit ist der Anbieter eine Empfehlung Wert.

In dem Bereich Anrufeingang können alle Anrufe des Service eingesehen werden. Es gibt zusätzlich Sicherheit keinen Anruf verpasst zu haben, auch wenn die Email oder SMS vielleicht mal nicht beim Empfänger angekommen sind. CallOffice bietet mit den Funktionen eine optimale Ergänzung zum bisherigen Arbeitsleben.

Telefonservice ist nicht gleich Telefonservice

Ein Telefonservice ist eigentlich eine richtige Bereicherung in Ihrem Unternehmen. Aber nur wenn die freundliche Dame vom Telefonservice, die Ihre Gespräche annimmt, auch wirklich freundlich ist. Umfragen einzelner Unternehmer haben ergeben das ein Telefonservice definitiv das Arbeitsleben erleichtern kann. Aber eben nur wenn man einen seriösen Anbieter hat.

Wald und Wiesen bzw. Einzelkämpfer Anbieter - meißt zwar geografisch nahe, aber eben nicht professionelle Telefonservice - Anbieter können auf Dauer kein richtiges Büro Ihres Unternehmens ersetzen. Deswegen ist es wichtig sich für einen seriösen und professionellen Anbieter zu entscheiden.

Ich möchte Sie nicht im Regen stehen lassen, deswegen einige Tipps:

Bietet Ihr Anbieter einen Kundenlogin, wo Sie ihre Anrufe auch abrufen können (nicht nur Versand von Gesprächsnotizen per Email!)

Ist es möglich Ihren Meldetext des individuell zu Gestalten?

Ist es möglich wichtige Informationen zu Ihren Unternehmen (digital) zu hinterlegen?

Welchen Eindruck macht die Website des Anbieter? Professionell oder veraltet?

Denken Sie ein wenig darüber nach - für alle die sicher gehen wollen habe ich meinen Telefonservice Preisvergleich

Büroservice oder Telefonservice?

Die Auswahl eines Büroservice ist nicht leicht. Wir helfen mit einem Preisvergleich aller Büroservice Anbieter.
Der Unterschied zwischen beiden also Büroservice bzw. Telefonservice ist leicht erklärt. Ein Telefoservice - Anbieter nimmt Ihre Anrufe nur an. Dies bedeutet das der Telefonservice Anbieter, anders als im Büroservice, die Anrufdetails nach Fertigstellung des Anrufes per SMS oder Email schickt. Die meißten Telefonservice Dienste Anbieter haben somit nur eine Monatliche Grundgebühr und Berechnung der Anrufe. Fast alle Telefonservice und Büroservice Anbieter rechnen nach Minuten bzw. Arbeitseinheiten ab. Man stelle sich nur vor wie die Sekretärin den Anrufverlauf und somit Ihre Rechnung des Telefonservices beeinflussen kann.

Als Nutzer eines Büroservice geniesen Sie eine flexible Aufgabenerledigung. Der Büroservice Anbieter schreibt im eigenen Büro Briefe, Faxe und Emails. Bei einer Erweiterung nimmt der Büroservice sogar den Anruf an. Somit ist eine gute Erreichbarkeit ihres Büros bzw. Unternehmen mit einem Büroservice gegeben. Durch einen Büroservice geniesen Sie einen perfekten Wettbewerbsvorteil. Beim Büroservice sind in der Regel auch eine Postannahme inklusive. Selbstverständlich wird diese extra berechnet. Typisch ist das Sie bei einem Büroservice einen Briefkasten beim Anbieter bekommen. Der Büroservice - Anbieter ist dann verpflichtet ihre Post per Email weiterzuleiten.


Interessant sind dieses Dienste mit einer Kombination aus Geschäftsadresse bzw. Domizil. Domizil und Geschäftsadresse

Ihr Domizil und die Geschäftsadresse

Gründet man heute ein Unternehmen steht oft ein Büro aus kostenzwecken nicht zur Diskussion. Meißt völlig überteuerte Mieten in Geschäftshäusern bringen einen Unternehmer davon schnell wieder ab. Ein Domizil ist quasi Ihre Geschäftsadresse. Anstatt also ein teures Büro zu mieten, haben Sie hiermit die Möglichkeit ihr Domizil zu verlagern und dies als Geschäftsadresse zu nehmen. Arbeiten können sie dann ganz einfach von zuhause aus, Ihr Domizil nimmt nämlich auch unter Ihrer Geschäftsadresse ihre Post an. Perfekt für Start-UP Unternehmen die es erstmal von zuhause versuchen möchten. Wichtig ist das Sie ihr Domizil auch tatsächlich als Ihre Geschäftsadresse als Unternehmenssitz anmelden. Sollten Sie ihr Domizil nicht anmelden ist das ein illegaler Unternehmensitz (Geschäftsadresse).

Was die Steuer angeht, so ist es wichtig zwischen einen Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaft zu unterscheiden. Das Domizil kann zwar für beide Unternehmen gewählt werden, allerdings bestehen Unterschiede zur Meldung der Geschäftsadresse. Ein Domizil lohnt sich also für alle die nur eine Geschäftsadresse benötigen!

Vorteil eines Domizil ist auch das man eine gewisse Anonymität waren kann. Eine Geschäftsadresse in Berlin ist möglich. An Ihre neue Geschäftsadresse werden nun alle Briefe gesendet. Professionelle Anbieter öffnen und scannen Ihre Post. Das Ergebnis ihrer Domizil Post geht Ihnen dann per Email zu. Meist verwenden solche Domizil Anbieter die pdf Technologie. Somit ist sicher gestellt das die Post ihrer neuen Geschäftsadresse auch auf jedem neuen Computer gelesen werden kann. Die Briefpost kommt direkt zu Ihrer Geschäftsadresse ihres Domizil.

Ein Domizil mit einem Telefonservice zu verbinden ist die Ideale Lösung. Sie haben damit quasi ihre eigene Geschäftsadresse mit Weiterleitung der Post per Email und eben auch Ihre persönliche Sekretärin. Diese beantwortet bei dem Telefonservice Ihre Anrufe mit dem Namen ihres Unternehmen.

Telefonservice - schlechte Transparenz und Tarifdschungel!

Habe mir gerade wieder interessante Anbieter angesehen. Was mir bei manchen auffällt: Selbst bei Emailbenachrichtung werden Gebühren fällig. Ändert man die Abwesendheitsnotiz werden nochmals Gebühren fällig. Das ist eigentlich unwarscheinliche Frechheit. Teilweise ist es nicht mal ein Klick für den jeweiligen Bearbeiter beim Telefonservice. Schade den das nennt man nicht gerade Kundenfreundlich.

Lassen Sie sich nicht neppen! Es gibt schliesslich genug seriose Anbieter die Ihnen das Arbeitsleben vereinachen. Egal ob sie aus Frankfurt, Hamburg, Berlin oder Stuttgart kommen. In unserem Telefonservice Preisvergleich der wichtigsten Anbieter werden Sie fündig, versprochen.

Ganz nebenbei: Wer kennt den witz von den Drei Elefanten im Zirkus Namens Bim Bam Bum? Wer ihn im Kommentar diesen hinterlässt erfreut mein Gemüt ;)

bis dahin, schöne Arbeitswoche noch :)